Trong thời đại công nghệ 4.0, việc sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại doanh nghiệp đã trở thành một xu hướng không thể phủ nhận. Các doanh nghiệp đang ngày càng nhận ra tầm quan trọng của việc nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và tối ưu hóa quá trình liên lạc nội bộ. Vì vậy, việc lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là một đầu tư mà còn là một bước đi quan trọng trong chiến lược phát triển kinh doanh của mỗi công ty. Hãy cùng Nixxis tìm hiểu những lưu ý khi lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại tại doanh nghiệp trong bài viết này nhé!
1. Tổng đài điện thoại doanh nghiệp là gì?
Tổng đài điện thoại doanh nghiệp là hệ thống tổ chức và xử lý cuộc gọi đến và đi của doanh nghiệp. Hoạt động của tổng đài là nhận và chuyển tiếp cuộc gọi, quản lý cuộc hội thoại và cung cấp dịch vụ tương tác với khách hàng.
Với sự phát triển của công nghệ hiện nay, đặc biệt là VoIP, tổng đài không chỉ đơn thuần là hệ thống thoại thông thường. Nó còn có khả năng giao tiếp đa dạng hơn với hình ảnh, video, và truyền dữ liệu.
Trong doanh nghiệp, có hai dạng tổng đài chính:
- Tổng đài Analog (Tổng đài truyền thống): là mạng điện thoại chuyển mạch công cộng, khách hàng đăng ký đầu số được kết nối trực tiếp đến tổng đài Analog tại văn phòng công ty.
- Tổng đài ảo (Tổng đài VoIP): là hệ thống điện thoại doanh nghiệp lưu trữ trên máy chủ trong trung tâm dữ liệu ngoài trang web và được cung cấp qua internet (Công nghệ VoIP). Tổng đài ảo có nhiều tính năng hơn hệ thống PBX truyền thống và dễ dàng thiết lập mọi thứ cho quản trị viên, kể cả những người không chuyên kỹ thuật.
2. Lưu ý khi lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại doanh nghiệp
Hệ thống tổng đài điện thoại giúp nhân viên tự quản lý công việc từ xa thông qua công nghệ IP thông minh, cung cấp thông tin chi tiết qua hệ thống báo cáo và thống kê.
Cuộc gọi nội bộ không tốn cước phí, giúp quản lý chi phí điện thoại hiệu quả. Hệ thống đảm bảo tính bảo mật cao, tuân theo tiêu chuẩn ISO, mang lại sự yên tâm cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, hệ thống tăng hiệu suất làm việc, xử lý nhiều cuộc gọi cùng lúc và giúp tối ưu hóa chăm sóc khách hàng. Báo cáo chi tiết giúp quản lý theo dõi hiệu suất tổng đài từ xa và hỗ trợ tương tác với khách hàng qua nhiều kênh.
Khi lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại doanh nghiệp, có một số điều mà các doanh nghiệp cần lưu ý để đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Dưới đây là 5 điều quan trọng cần chú ý:
2.1 Lựa chọn cung cấp dịch vụ tổng đài chất lượng uy tín
Để đảm bảo hoạt động ổn định và chất lượng cuộc gọi, việc chọn đối tác cung cấp dịch vụ tổng đài đáng tin cậy là vô cùng quan trọng. Hãy tìm hiểu và đánh giá kỹ sản phẩm cũng như uy tín của bên cung cấp dịch vụ trước khi sử dụng.
2.2 Xác định nhu cầu doanh nghiệp
Bạn cần xác định rõ nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp để chọn lựa hệ thống phù hợp. Cần đánh giá số lượng nhân viên sử dụng, tần suất cuộc gọi, tính linh hoạt trong mở rộng sau này.
Mỗi doanh nghiệp có nhu cầu về tổng đài nội bộ khác nhau. Có những doanh nghiệp chỉ cần gọi cơ bản, trong khi khác lại cần tích hợp CRM, nhiều kênh tương tác, và đồng bộ dữ liệu.
Để xây dựng hệ thống phù hợp, bạn cần xác định số lượng người dùng và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Hãy nhìn nhận tình hình hiện tại để lên kế hoạch cho việc thuê tổng đài.
2.3 Lựa chọn đầu số phù hợp
Việc chọn đầu số có sự phân loại và dễ nhớ sẽ giúp tạo ấn tượng tốt đối với khách hàng. Hãy đăng ký số điện thoại tổng đài dễ nhớ, không gây nhầm lẫn và phù hợp với lĩnh vực kinh doanh.
Có 4 dạng đầu số chính hiện nay có thể sử dụng:
– Đầu số 1900
– Đầu số 1800
– Đầu số cố định
– Đầu số Mobi SIP
2.4 Lựa chọn thiết bị đầu cuối
Cần chọn lựa thiết bị điện thoại đầu cuối phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Tùy vào tính linh hoạt, tính năng cần thiết mà chọn lựa máy lẻ, tai nghe hoặc điện thoại IP.
Thiết bị đầu cuối giúp xử lý cuộc gọi từ tổng đài. Bạn nên lựa chọn thiết bị phù hợp sẽ cải thiện năng suất và chất lượng cuộc gọi của các điện thoại viên.
- Nếu di chuyển thường xuyên, lựa chọn Softphone là lựa chọn tốt nhất.
- Nếu chỉ làm việc tại văn phòng, chọn IP Phone hoặc tai nghe tổng đài sẽ phù hợp hơn.
2.5 Trang bị đường truyền Internet ổn định
Đường truyền internet đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của tổng đài. Đảm bảo đường truyền ổn định và có băng thông đủ để đảm bảo chất lượng cuộc gọi.
Đường truyền internet là điều kiện cần thiết để tổng đài nội bộ văn phòng hoạt động. Dù cuộc gọi VoIP sử dụng ít băng thông, bạn nên có đường truyền riêng để tránh ảnh hưởng từ việc sử dụng internet của các thiết bị khác.
3. Nixxis - Giải pháp tổng đài chất lượng tại Việt Nam
Trong thị trường giải pháp tổng đài tại Việt Nam, Nixxis đã khẳng định vị thế của mình với các giải pháp chất lượng và uy tín. Với kinh nghiệm và chuyên môn, Nixxis cam kết mang đến hệ thống tổng đài hiện đại, linh hoạt và tiện ích cho mọi doanh nghiệp. Đội ngũ chuyên gia của Nixxis sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp từ quá trình lựa chọn, lắp đặt đến hỗ trợ và bảo trì sau khi triển khai.
Trong quá trình lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại doanh nghiệp, việc chú ý đến các yếu tố như chất lượng dịch vụ, nhu cầu thực tế, lựa chọn đầu số, thiết bị đầu cuối và đường truyền internet đều đóng vai trò quan trọng. Hãy tìm hiểu và cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định, và để Nixxis là đối tác đồng hành tin cậy của bạn trong việc tối ưu hoá việc lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại doanh nghiệp.